Nebenkosten korrekt abrechnen
Die Unterhaltung eines Hauses oder einer Wohnung kostet viel Geld. Doch als Vermieter können Sie bestimmte Kosten auf den Mieter umlegen. Wir erklären Ihnen im Folgenden, worauf Sie dabei achten sollten und welche Nebenkosten überhaupt umlagefähig sind.
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
In der Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, können Sie als Vermieter folgende Kostenpunkte umlegen:
- Grundsteuer
- Abwassergebühr
- Gesplittete Abwassergebühr: Schmutz- und Niederschlagswasser
- Warme Betriebskosten
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllabfuhr
- Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
- Gartenpflege
- Beleuchtungskosten
- Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Hausmeisterkosten
- Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
- Waschraum
- Schornsteinfeger
- Sonstige Betriebskosten
Nicht umlagefähige Nebenkosten
Ebenso ist aber auch geregelt, welche Kosten nicht vom Mieter zu tragen sind, dazu zählen zum Beispiel die Ausgaben für die Instandhaltung und Instandsetzung. So muss unter anderem die Heizungsreparatur oder der Austausch eines kaputten Teppichs im Flur, vom Vermieter selbst getragen werden. Sind wichtige Bestandteile des Hauses oder der Wohnung defekt oder stark abgenutzt, dann steht dieser in der Pflicht, die Wohnung instand zu halten. Zudem kann auch nicht die Verwaltungsarbeit auf die Mieter umgelegt werden. Dazu zählen Kosten für den Steuerberater, erforderliche Arbeitskräfte oder die selbst geleistete Verwaltungsarbeit.
Rechte und Pflichten für Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung
Die jährliche Abrechnung der Nebenkosten, gehört zu den Pflichten des Vermieters und kann besonders einfach und schnell, durch eine Software für Erstellung der Nebenkostenabrechnung erledigt werden. Dabei muss lediglich der Verbrauch, der einzelnen Mieter eingetragen werden und die Software macht den Rest von selbst. Doch bei den Rahmenbedingungen kommt es immer wieder zu Unstimmigkeiten, weshalb wir Ihnen erklären, worauf Sie dabei achten müssen:
Frist
Um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen, hat man als Vermieter ein Jahr Zeit. Dabei wird immer ab dem Ende des Abrechnungszeitraums gerechnet. Die Abrechnung für 2019 muss also bis zum 31.12.2020 erstellt werden. Wird diese Frist nicht eingehalten, dann hat man als Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen. Umgekehrt gilt dies jedoch nicht: Selbst wenn die Abrechnung zu spät kommt, muss ein etwaiges Nebenkostenguthaben noch an den Mieter ausbezahlt werden.
Widerspruch
Prüft man als Mieter die Abrechnung und entdeckt Fehler, dann hat man ein Jahr lang Zeit Widerspruch einzulegen. Wenn diese Frist abgelaufen ist, können keine Einwände mehr geltend gemacht werden, es sei denn, die Verspätung wurde nicht durch den Mieter verschuldet.
Verjährung
Der Anspruch auf Nebenkosten unterliegt ebenfalls eine Verjährung. Drei Jahre nach Ende der Abrechnungsfrist erlischt der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung. Die Frist beginnt dabei mit dem Ablauf des Jahres, in welchem der Anspruch entstanden ist.
Inhalt und Umlageschlüssel
Die Nebenkostenabrechnung muss über gewisse Inhalte verfügen, damit diese gültig ist. Dazu zählt der Abrechnungszeitraum, der Umlageschlüssel, die Gesamtkosten, sowie die Berechnung des Anteils, des Mieters. Nach welchem Umlageschlüssel dieser verteilt wird, richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, dann werden die Nebenkosten anhand der Wohnfläche berechnet.
Was ist bei Leerstand?
Normalerweise trägt der Vermieter das volle Risiko eines Leerstands. Wenn die Nebenkosten anhand der Wohnfläche abgerechnet werden, dann dürfen die Leerstandskosten nicht auf den Mieter umgelegt werden. Werden die Nebenkosten anhand der im Haus lebenden Personen berechnet, dann ist nicht ganz klar, wie mit den Leerstandskosten umgegangen wird. Wird die leere Wohnung dann als Single Haushalt eingerechnet, fallen für alle anderen Mieter automatisch mehr Nebenkosten an, als wenn beim Leerstand von einer Familie ausgegangen wird.
Es gibt jedoch auch bestimmte Ausnahmen, in denen es dem Vermieter möglich ist, die Leerstandskosten auf die anderen Mieter umzulegen. Dies sind jedoch Einzelfälle und beruhen meist auf erheblichem Leerstand, welcher finanziell nicht mehr tragbar für den Vermieter ist. Dieser Tatbestand muss dann nachgewiesen werden und ein Gericht entscheidet darüber. Die Kosten für einen Leerstand können durch den Vermieter jedoch in der Steuererklärung geltend gemacht werden, laufende Kosten wie Grundsteuer, Gebäudeversicherung und Strom können dabei als Werbungskosten angegeben werden.
Vermeiden Sie Fehler und nutzen Sie zur Nebenkostenabrechnung eine entsprechende Software. Diese erleichtert Ihnen nicht nur die Arbeit, sondern schützt auch vor rechtlichen Einwänden.
Bildquelle: © pexels.com/cottonbro
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